劳动仲裁
不常提及的企业采购合同,这些签约事项要注意!

来源 / 快律

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采购合同是公司为了生产和流通的需要 ,为了采购而订立的合同,这是企业容易忽略的地方,虽然企业遇到这方面的法律纠纷较少,但是一些签约注意事项要清楚!


一、卖方的资信调查


由于设备或材料采购合同事关整个项目的运行,在签定采购合同之前,一定要对卖方的资信进行调查或有所了解,一般不宜选注册资本低或地处偏远地区的小公司或私人独资企业。建议采购方谨慎选择卖方,尽可能选择资信好、近距离的交易对象。


二、质量标准和技术规范


采购合同一般对所要采购的设备或材料要求比较高,要符合特定的质量标准和技术规范,并且将质量标准和技术规范(包括技术资料和图纸)细化作为合同附件,以便减少合同风险,达到交易目的。如果不便细化,并且有国家标准或行业标准的,只需在合同中注明“符合国家标准或行业标准,如各标准之间存在差异,以较高者为准”即可。


三、付款


作为采购方,付款是合同的主要义务。为了顺利地达到交易目的,防止卖方拿到货款后以各种理由拒不发货,我们必须有技巧地设计合同的付款条款。较为安全的方式是将付款和卖方履行主要义务的进度和货物的质量挂钩。我们认为采购方可以采取以下付款方式:


1、在合同生效后,可支付给卖方一定的预付款或定金,预付款或定金应当在审查对方资信后付出,如对对方资信不完全确信,建议将预付款或定金适当降低,一般以合同总价款的10%为宜。


2、货物全部运抵采购方现场指定地点,经开箱验收合格后,卖方向采购方出具该合同价的全额发票,采购方在十五个工作日内向卖方付至合同总价款的70%。


3、货物投入使用、验收合格后付至合同总价款的90%


4、合同总价款的10%作为质保金,待质保期(一年)满后无质量问题,采购 


方全额返还质保金给卖方(如有问题,应扣除相应部分)。质保期从货物安装完或投入使用时起算。


四、交货


这是卖方的主要义务,卖方必须按约定的时间地点向采购方提交符合合同要求的货物。在这个过程中,采购方需要注意的是:


1、明确具体的交货时间,以及货物是分批提交还是一次性提交,确保所有货物在运至约定的地点时,才开始履行主要的付款义务。最好不要在合同中约定模糊不清或有选择性的交货时间。


2、明确具体的交货地点,选择交货地点的运输路线要确保货物能够顺利到达。在我们的顾问单位中曾经就出现这种纠纷,卖方认为,根据买方指定的交货地点,因为有段公路有故障,车辆无法通过,所以无法将货物按时送到。因此,在选择交货地点时,要全面考虑各种因素,包括车辆能否顺利到达的问题。


3、明确货物的运输方式及运输费用的承担。根据约定的交货时间以及货物的性质选择合适的运输方式,并在合同中约定运输费用由谁来承担。


五、技术服务


在采购合同中,购买某一设备通常是与使用该设备的技术联系在一起的,因此,双方往往会约定技术服务条款。


1、卖方应及时提供与本合同设备有关的工程设计、安装调试、验收、运行、检修等相应的技术指导、技术配合、技术培训等全过程的服务。


2、卖方须对一切与本合同有关的供货、设备及技术接口、技术服务等问题负全部责任,且不得分包或外购,如经发现即刻终止合同,并不予以支付任何款项。


3、凡与本合同设备相连接的其它设备装置,卖方有提供接口和技术配合的义务,并不由此而发生合同价格以外的任何费用。


4、卖方派到现场服务的技术人员应是有实践经验、可胜任此项工作的人员。买方有权提出更换不符合要求的卖方现场服务人员,卖方应根据现场需要,重新选派买方认可的服务人员。 


至于技术服务费用,则通常包含在合同总价款中,例如使用“本合同价为不变价,包括设备、技术资料、税费、运杂费、技术服务费、更换修理费等一切涉及到本合同卖方履行义务而由买方支付相关费用”这种价格条


六:检验


一般而言检验分为工厂检验和现场开箱检验,在工厂检验环节主要注意要求 


供货人随货提供产品合格证和质量证明文件;对现场开箱检验有以下几个问题需要大家注意:


(一)程序问题:对于非运抵现场的货物,一般在运输目的地就应与买受人一起根据运单和装箱单对货物的包装、外观及件数进行清点检验。当货物运到现场后,买受人应尽快开箱检验,检验货物的数量,规格和质量。现场检验时,如发现设备材料由于出卖人原因(包括运输)有任何损坏、缺陷、短少或不符合合同中规定的质量标准和规范时,应做好记录,并由双方代表签字,各执一份,作为买受人向出卖人提出修理和/或更换和/或索赔的依据;如果出卖人委托买受人修理损坏的设备材料,所有修理设备材料的费用由出卖人承担。


(二)检验的效力:现场检验是对货物数量、规格、质量等要素是否符合合同约定的初步认定,尽管没发现问题或出卖人已按索赔要求予以更换或修理均不能被视为出卖人按合同规定应承担的质量保证责任的解除。这里就要说明三个期的问题,即检验期、质量异议期和质保期。所谓检验期,是到货以后对货物是否符合合同约定的一个初步判定的时间,但是很多货物如机器设备是需要在使用后才能发现检验中未能发现的问题的,这就需要给购货人一个合理的期间对初步检验中未发现的质量问题异议;而质保期,又称三包期,是货物在使用过程中出现了质量问题,购货人可以要求出卖人免费修理、更换的期限。通过这个三个期限的约定,购货人才能得到切实的质量保证。在合同中,可以将付款和检验、质量异议期结合起来进一步保障采购人利益,如前所述在合同签定后支付预付款,检验合格后支付部分货款、留10%货款作为质保金,在质量异议期结束后支付。


(三)要有力的主张在检验过程中的有关权利。检验当中也会涉及很多权利义务,费用开支和经济损失等,因此在采购合同中,采购人应注意有力的主张自己的合法权益,比如由于出卖人原因而引起的设备材料或部件的修理或更换的时间,不能影响采购人正常生产经营为原则,因此对出卖人修理、更换的时间应作出限制,否则可要求承担违约金;再如修理,更换或补发短缺部分,由此产生的制造、修理和运费及保险费均应由责任方负担。再如如果双方代表在会同检验中对检验记录不能取得一致意见时,可由双方委托权威的第三方检验机构/双方权威检验机构联合进行检验。检验结果对双方都有约束力,检验费用由责任方负担。


七:违约责任


在买方市场的今天,我们一般会认为采购方在采购合同中占优势地位,但是实践中却并不尽如此,采购方往往会因供方的迟延履行变为极为被动。


另一方面,拟定明确的履行期限和严格的违约责任条款也是必要的环节,关于履行迟延的违约责任是采购合同谈判中不能退步的条款,毕竟在合同谈判阶段主动权通常是掌握在采购方手中,这些条款一方面可以作为事前的预防,督促供货方及时履行义务,另一方面可以作为纠纷发生后有效的弥补措施,将您的损失降到最低。 


实践中您可以这样制定您的迟延履行违约责任:


1、约定占合同总价一定比例的违约金。由于迟延履行可能导致您工期延误,这样的后果要比对方迟延履行的后果严重得多,因此迟延交货的违约金比例要定得比迟延付款的违约金比例高,如合同约定采购方迟延付款,应按照合同总价款千分之一支付违约金,则可约定如供方迟延交货,应按照合同总价款的百分之一承担违约金。这样的不同比例在说明情况后对方也一般是接受的。 


但是一味的提高违约金也不是很保险的做法。根据我国《合同法》114条的规定,双方约定的违约金过分高于造成的损失的,当事人可以请求人民法院或仲裁机构予以适当减少。因此即使在合同中约定很高的违约金,对方违约后也可以根据该规定要求人民法院对违约金予以调整,现在重庆法院对于违约金一般掌握在不超过合同总价的20%,以防止当事人借违约金进行合同欺诈。所以,约定过高的违约金在这个制度下也是没有意义的,也不利于双方的谈判。


2、要求严格的情况下还可以约定按日支付一定比例的违约金,甚至可以根据逾期的期限规定不同的违约金比例。我们在一份顾问单位设备材料采购合同中规定迟延交货1周内,每周违约金金额为迟交货物的0.5%;迟交2周内,每周违约金金额为迟交货物的1%;迟交2周以上,每周违约金金额为迟交货物的1.5%;不满一周按一周计算。


3、规定迟延履行的最高期限,超过该期限采购方有权解除合同。尽管有违约金保障,但如果供方一再的拖延交货,对采购方最终是不利的,采购方应给自己留有余地,保证即使在供方违约的情况下,采购方能有时间找到新的供货方予以替代。因此,在合同中应该和对方约定,如果迟延交货超过多少天,采购方可以解除合同。这个期限应该采购方可以接受的回旋期限,即使耽误这段时间,采购方也可以找新的供货方订货,保证自己的项目或对第三人的合同不至于迟延。当然解除合同的情况下同样可以要求对方承担约定的违约金。


4、约定出卖人支付迟延履行违约金,并不解除出卖人按照合同继续交货的义务。采购方的目的毕竟不在违约金而在货物本身,因此出卖人实际的供货才是采购方真正的需要。这项约定有利于防止出卖人因为某种原因不愿意向采购人实际供货而支付违约金予以替代的行为。


5、签定补充协议时推迟供货期限时保留追责权利。某些情况下,虽然供货人已经履行迟延了,但采购人与供货人协商延长了供货人的交货时间,签定了补充协议,正如前面所述,供货人便可借此认为补充协议是对合同履行期限的变更。但实际上采购人的本意只是在供货人已经违约的基础上另行指定一个宽延期限,并不是对其违约责任的免除。因此在签定补充协议的时候,采购人有权保留向供货人要求支付已经迟延期间违约金的权利。


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